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Mais même si la nervosité du premier jour est normale, un accueil chaleureux garantira que votre nouveau stagiaire s'adapte à son nouveau rôle et commence à jouer en un rien de temps.
Pourquoi l’onboarding est-il si stratégique ? Quelles peuvent être les conséquences d’une intégration ratée ? Quelles actions concrètes doivent être menées pour réussir ce moment clé de la vie d’un salarié ?
Pour comprendre le « comment » de l’intégration, vous devez comprendre le « pourquoi ».
Les stagiaires sont plus que de simples apprentis temporaires : s’ils sont bien intégrés, ils peuvent s’avérer un atout précieux pour votre entreprise.
Ils voient votre entreprise sous un nouvel angle et peuvent offrir de nouvelles perspectives, diffuser des mots positifs sur votre entreprise et constituer un vivier de talents précieux. Investir dans un bon onboarding signifie donc investir dans de nouveaux talents potentiels qui profiteront à votre entreprise à long terme.
Un programme d'intégration efficace valorise les stagiaires, leur montrant qu'ils sont essentiels même pour une durée courte. En leur offrant des responsabilités dès le début, on stimule leur engagement.
Encourager leurs idées innovantes et investir dans leur développement à travers des ateliers booste leur motivation.
Enfin, reconnaître leurs succès renforce leur sentiment d'appartenance et leur envie de contribuer activement.
Pour renforcer davantage l’engagement des stagiaires, activez des leviers de motivation comme pour un salarié
Une intégration soigneusement structurée joue un rôle déterminant dans la montée en compétence rapide des stagiaires.
Dès leur arrivée, les familiariser intensivement avec les processus internes, les outils spécifiques et les attentes de leur poste permet d'éliminer les incertitudes et de réduire le temps habituellement nécessaire à l'adaptation.
En leur fournissant dès le départ toutes les informations essentielles et les ressources adéquates, les stagiaires peuvent immédiatement commencer à travailler de manière efficace.
Cela inclut des formations pratiques sur les logiciels qu'ils utilisent, des guides détaillés sur les procédures à suivre, et des clarifications sur les objectifs à atteindre.
L'accent est mis sur une compréhension claire de leur rôle et de la manière dont ils peuvent contribuer de façon significative aux projets en cours.
Cette démarche proactive non seulement booste leur confiance, mais leur permet aussi de contribuer rapidement à la valeur ajoutée de l'entreprise.
Pour les stagiaires, ce sentiment d'efficacité immédiate est motivant et enrichissant ; pour l'entreprise, cela signifie une productivité accrue sans période de latence prolongée.
De plus, en maximisant l'impact des stagiaires pendant leur court séjour, l'entreprise optimise les bénéfices tirés de ce partenariat temporaire, transformant chaque stage en une expérience productive et mutuellement avantageuse.
Cependant, étant donné que votre stagiaire n’a peut-être aucune expérience de la vie professionnelle, il peut avoir besoin de soins supplémentaires au début pour démarrer. Pour être sûr de réserver à vos nouveaux talents l’accueil chaleureux dont ils ont besoin, voici quelques conseils pratiques pour vous guider !
Cela peut sembler évident à première vue, mais l'onboarding d'un stagiaire va bien plus loin que simplement informer votre nouveau stagiaire sur l'emplacement du bureau, ses horaires et ses principales tâches.
N'oubliez pas qu'il s'agit peut-être de la toute première expérience en entreprise de votre stagiaire, et qu'il pourrait donc s'inquiéter de choses auxquelles vous n'envisagez même pas : « Comment ça se passe de travailler de 9 h à 17 h ? Combien de pauses ai-je ? Comment puis-je déclarer mes heures ? »
En informant votre stagiaire de ces petits détails, il aura déjà une idée claire de ce que sera sa première journée, ce qui lui permettra de se sentir plus préparé et plus excité de commencer. Vous pouvez également lui envoyer un mail de bienvenue quelques jours avant son arrivée.
Cela garantira qu’ils se sentiront les bienvenus dès le premier jour et qu’ils entreront plus rapidement dans le flux de travail.
Vous avez donc informé votre nouveau stagiaire de son poste et de ce que l'on attend de lui.
Mais que savent-ils de l’entreprise dans son ensemble ? Apprenez à votre stagiaire l'histoire, la vision et les valeurs de votre entreprise.
Si votre entreprise vend un produit, informez-le-lui sur le produit.
Si votre entreprise compte de nombreuses équipes ou départements différents, expliquez-leur ce qu'ils sont et ce qu'ils font.
Encouragez votre stagiaire à planifier des rendez-vous café avec d'autres employés et à réseauter au sein de l'entreprise en leur donnant une liste de personnes à qui parler et en les aidant à définir quelques questions à poser.
Cela donne à votre stagiaire une compréhension plus approfondie de votre entreprise, ce qui lui est utile dans l'exécution de ses tâches, et ouvre la porte à un futur recrutement interne, pour garantir que votre nouveau talent reste au sein de l'entreprise.
Les informations utiles peuvent encore représenter beaucoup d’informations à traiter pour quelqu’un qui commence un stage.
Ils doivent non seulement apprendre leurs métier, mais aussi gérer toutes les formalités administratives, apprendre à connaître leurs collègues et se familiariser avec tous les nouveaux outils et plateformes.
Ce qui peut sembler être des étapes simples pour vous peut sembler être un monde sans fin pour un nouveau stagiaire.
Pour décomposer les actions à faire et rendre tout cela réalisables, fournissez à votre stagiaire une liste de tâche étape par étape avant son premier jour :
Comme tout débutant, votre stagiaire aura besoin de conseils et de retours, surtout au début mais aussi tout au long de son parcours.
Poser des questions et faire des erreurs sont une partie essentielle de l'apprentissage.
Il est donc important de discuter avec votre stagiaire de la manière dont il préfère recevoir des conseils et des commentaires.
Au début de son stage, planifiez une réunion et discutez avec votre nouveau stagiaire de la manière dont il aimerait travailler ensemble :
Connaître les préférences de votre stagiaire est le meilleur moyen d'instaurer la confiance et de créer un environnement sûr.
Trouver l'équilibre entre les feedbacks constructifs et les compliments est essentiel pour garder votre stagiaire motivé, créatif et désireux de contribuer.
Que leur poste soit temporaire ou non, chacun mérite de se sentir appartenir.
Une bonne première étape consiste à présenter les noms et fonctions de leurs collègues avant leur premier jour, afin de leur donner un bon départ dans l'équipe (et d'éviter le sentiment accablant de devoir mémoriser les noms de tout le monde en même temps !).
Et pourquoi ne pas commencer la première journée de votre stagiaire avec un sac de cadeaux ? Cela peut sembler un petit geste, mais un sac de cadeaux peut égayer la journée de n'importe qui.
Une petite carte manuscrite, une barre de chocolat et des produits de l'entreprise donneront le sourire à votre nouveau talent et lui donneront le sentiment de faire partie de l'équipe.
Traiter vos stagiaires comme vous traiterez vos employés, par exemple en les laissant participer aux réunions (progressivement), en leur confiant leurs propres responsabilités et en les invitant à des événements, est la meilleure façon de les faire se sentir les bienvenus, engagés et enthousiastes.
Même avec les bonnes préparations, commencer un stage peut sembler écrasant, avec tant de tâches, d'attentes et de responsabilités.
Si vous n’avez jamais travaillé dans un environnement similaire auparavant, il est difficile de savoir exactement à quoi s’attendre.
Par conséquent, s’asseoir avec votre stagiaire autour d’une tasse de café et fixer des objectifs ensemble est l’occasion idéale pour lui de discuter de ses attentes pour les mois à venir.
Qu'attendent-ils de ce stage ? Quelles compétences spécifiques souhaitent-ils acquérir ? Aider votre stagiaire à fixer des objectifs pour le stage lui donnera un aperçu clair de son parcours dans votre entreprise et l'aidera à se développer sur le plan professionnel et personnel.
En fait, 82 % des jeunes pensent qu'il est important que leur mentor les aide à fixer des objectifs de performance
Alors, à quoi cela ressemble-t-il lorsque tous ces conseils sont combinés et mis en pratique ?
Lola partage ses expériences en tant que stagiaire chez Wobee.
"Depuis janvier 2024, je vis une expérience incroyable en tant que stagiaire chez Wobee, où j'ai l'opportunité d'être le bras droit du CEO.
Mon intégration a démarré sur les chapeaux de roues : avant même mon premier jour officiel, j'ai été invitée à participer à la soirée de Noël de l'entreprise.
Cette invitation précoce m'a permis de me sentir immédiatement intégrée et valorisée, facilitant ma transition dans l'équipe et me donnant un aperçu chaleureux de la culture d'entreprise.
Ainsi, grâce à cela, arriver au bureau le premier jour n'a pas été aussi effrayant que je le pensais au départ.
Après avoir reçu un accueil chaleureux de la part de tout le monde au bureau, je me suis immédiatement senti chez moi et prêt à assumer mes nouvelles tâches.
Mon intégration avec Wobee m'a fait réaliser que commencer un nouveau stage ne doit pas nécessairement être si angoissant après tout. Après un début aussi solide, je suis également enthousiaste et curieux de savoir ce que le reste de mon stage me réserve.
Dès le début, l'équipe s'est montrée ouverte et accueillante, m'aidant à me familiariser rapidement avec l'environnement de travail.
L'accessibilité des collègues et leur volonté de partager leurs connaissances et expériences ont grandement contribué à ma compréhension rapide des rouages de l'entreprise.
Le fait d'être directement intégrée dans des activités centrales et des événements sociaux a renforcé mon sentiment d'appartenance et a accéléré mon adaptation."
L'expérience de Lola chez Wobee souligne l'importance d'une intégration efficace des stagiaires.
En fournissant un soutien, des conseils et des ressources complètes, vous pouvez garantir que leurs stagiaires se sentent accueillis, préparés et équipés pour réussir dans leur rôle.
En conclusion, un programme d'intégration bien structuré est essentiel pour transformer l'expérience d'un stagiaire de potentiellement angoissante à extrêmement enrichissante.
En investissant dans une intégration approfondie, non seulement vous maximisez la productivité et l'engagement des stagiaires, mais vous posez également les bases d'une relation à long terme qui pourrait bien se transformer en un engagement permanent.
Les stagiaires ne sont pas simplement des observateurs temporaires ; ils sont de futurs acteurs de votre entreprise.
En les accueillant chaleureusement, en les équipant des outils nécessaires pour leur succès, et en les intégrant pleinement à la culture de l'entreprise, vous les aidez à se sentir valorisés et essentiels.
Cela crée un environnement où ils sont motivés à donner le meilleur d'eux-mêmes, augmentant ainsi les chances qu'ils souhaitent poursuivre leur parcours professionnel au sein de votre organisation.
Un bon programme d'intégration est donc non seulement bénéfique pour les stagiaires mais aussi pour la santé et la vitalité à long terme de l'entreprise.
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