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Pour optimiser et simplifier les processus, de plus en plus d’entreprises ont recours à l’utilisation de logiciels RH. Mais à quoi servent-ils concrètement ?
Un logiciel RH est une solution ou une plateforme généralement déployée au sein d’entreprises qui souhaitent simplifier, digitaliser voire automatiser certains de leurs processus RH grâce à des fonctionnalités et modules spécifiques en lien avec les ressources humaines.
Cet outil permet d’assurer la bonne gestion de nombreuses tâches, de la simple déclaration des congés par exemple, jusqu’à la tenue de plannings de formation, en passant par la gestion complète des paies et des absences des équipes au sein de l’entreprise grâce à des modules dédiés.
In fine, un logiciel RH aide les équipes du service des ressources humaines à gérer leurs tâches quotidiennes de manière plus efficace en centralisant toutes les ressources, informations et autres données (recrutement, performances au travail, absences, congés, etc.) au sein d’un seul et même système intégré.
Depuis des dizaines d’années, les entreprises reposent sur l’expertise du service des ressources humaines pour que toute la partie administrative et l’onboarding soit parfaitement gérée grâce à une gestion RH efficace. Et durant tout ce temps, jamais ces personnes n’ont vraiment eu besoin d’utiliser des logiciels dédiés.
Alors pourquoi, aujourd’hui, utiliser une solution logicielle RH ou un outil SIRH ?
À l’heure du “tout numérique” (ou presque), il est essentiel que ses équipes disposent de l’ensemble des outils digitaux pour rester compétitives. Deux exemples peuvent expliquer, à eux seuls, le besoin d’avoir recours à une solution ou une plateforme SIRH digitalisée pour accompagner dans sa gestion quotidienne :
Le digital, s’il n’a pas pour vocation à remplacer l’humain (du moins, dans le cadre d’un logiciel de gestion RH), permet toutefois d’optimiser les processus de gestion. Il est possible d’automatiser certaines tâches répétitives, comme la saisie des données.
Les erreurs humaines sont limitées grâce à ces outils de gestion automatisée (bien qu’il faille toujours vérifier), permettant ainsi de gagner du temps sur les missions chronophages. Cela permet alors de se focaliser davantage sur les problématiques à plus forte valeur ajoutée.
Un logiciel RH peut avoir pour objectif de simplifier la gestion de la paie, des congés ou même du dépôt d’arrêts maladie. Mais certains outils SIRH comme l’intranet ou la digital workplace permettent d’aller plus loin encore, en centralisant absolument toutes les informations et données dont les collaborateurs peuvent avoir besoin.
Il est même possible de diffuser des messages ou des nouvelles à tous les membres de l’entreprise ou à des groupes particuliers, comme l’équipe marketing, l’équipe sales, ou encore l’équipe CSM (Customer Success Management) uniquement, grâce à des outils SIRH de gestion des collaborateurs.
De même, ces outils SIRH disposent généralement d’une GED (système de gestion électronique des documents) ou banque documentaire qui centralise l’ensemble de la documentation, des formations et autres informations et données relatives à l’entreprise. Une banque documentaire accessible à toutes et à tous, en tout temps.
Les logiciels RH ne sont pas complexes dans leur utilisation. Assez basiques, ces outils de gestion RH sont accessibles, même aux personnes qui ont une moins bonne maîtrise de la technologie en général.
Ces derniers disposent souvent d’une application mobile (ou webapp) qui rend les outils SIRH accessibles aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. De ce fait, une personne en télétravail ou un commercial en itinérance peut très bien se connecter pour avoir accès à toutes les informations nécessaires, à condition d’être connecté à internet.
Il existe, sur le marché, deux grands types de logiciels de gestion RH, chacun offrant différentes fonctionnalités et outils :
Comme indiqué en amont, les logiciels RH spécialisés, sont des outils qui ciblent uniquement un segment du secteur des ressources humaines. Vous pouvez vous donc vous tourner vers une solution spécialisée dans l’onboarding collaborateur, la gestion de la paie, la gestion des congés, etc. Ainsi, les fonctionnalités disponibles seront exclusivement en lien avec le secteur concerné.
À l'inverse, un logiciel SIRH (Système d’Informations Ressources Humaines) est une solution beaucoup plus complète, offrant la possibilité de gérer les absences, les notes de frais des équipes commerciales, les congés payés déposés par les équipes, les bulletins de paie, et bien d’autres fonctionnalités encore.
Certains logiciels SIRH, parmi les plus complets du marché, permettent également de gérer les phases de pré-boarding, d’onboarding, voire d’offboarding, accompagnant ainsi les équipes tout au long de leur parcours professionnel au sein de l’entreprise. Enfin, ils offrent des fonctionnalités permettant d’éditer des documents, des graphiques, etc.
Digital Workplace, intranet ou encore réseau social d’entreprise… Si ce type de solution n’est pas spécifiquement dédié aux RH, ces produits restent particulièrement adaptés au secteur des ressources humaines. Ils permettent de centraliser un grand nombre d’usages (paie, congés, communication, gestion des projets, GED, etc.), offrant ainsi de nombreuses possibilités aux équipes chargées d’assurer l’onboarding des nouveaux talents, la gestion des paies, ou encore la diffusion d’informations relatives à d’éventuelles formations, team building, visites médicales, et bien plus encore.
L’offre sur le marché des logiciels RH est relativement abondante. Se pose ainsi la question de savoir comment faire pour choisir l’outil de gestion RH le mieux adapté aux besoins de son entreprise. En effet, se tromper peut coûter du temps (il faut trouver une nouvelle solution) et de l’argent (en plus de payer un abonnement pour un outil non fonctionnel, il faut aussi pallier les manques de fonctionnalité de ce dernier).
La première étape cruciale dans le choix d’un logiciel RH consiste à effectuer un audit complet des besoins actuels et futurs de gestion de votre entreprise. Cela inclut l'identification des processus RH qui pourraient être améliorés ou automatisés grâce à une solution ou un outil numérique. En comprenant précisément vos besoins, vous pourrez sélectionner un logiciel offrant les fonctionnalités les plus pertinentes pour votre structure.
Un logiciel RH efficace doit non seulement répondre aux besoins fonctionnels de gestion de votre entreprise, mais aussi offrir une expérience utilisateur agréable. La personnalisation de l’interface, l’intégration de votre identité visuelle et la facilité de prise en main sont des facteurs essentiels pour assurer une adoption rapide et une utilisation optimale des outils par vos équipes.
Assurez-vous que le logiciel RH que vous choisissez peut s’intégrer facilement avec les autres outils de gestion déjà utilisés par votre entreprise, tels que les systèmes de paie, les ERP ou les plateformes de communication interne. Une bonne intégration avec des outils SIRH permet de centraliser toutes les données et d’améliorer la fluidité des échanges entre les différents services.
La première des choses à faire avant de choisir un logiciel RH est donc de réaliser un audit complet de la situation actuelle et des besoins réels de gestion de son entreprise. Cet audit vous permettra d’avoir une base solide sur laquelle vous reposer pour entamer votre réflexion. Voici quelques-unes des questions qui peuvent vous aider à vous orienter :
En fonction des observations qui seront faites lors de votre audit de gestion, vous pourrez alors déterminer si vous avez plutôt besoin d’un logiciel RH spécialisé ou d’un logiciel SIRH, plus complet !
Vos besoins déterminés et compris, vous pouvez alors vous mettre en recherche d’une solution. Listez l’ensemble des logiciels de gestion RH qui semblent être en mesure de répondre à vos besoins, étudiez les avis clients, les fonctionnalités proposées ainsi que les tarifs. Dressez ensuite la liste des logiciels RH retenus.
Pour plus d’efficacité encore, vous pouvez opter pour du scoring, en octroyant un point pour chaque fonctionnalité ou critère de gestion, etc… Vous obtenez alors une sorte de classement qui vous permet d’avoir d’ores et déjà une vue générale sur les acteurs du marché qui pourraient répondre à vos exigences.
Selon vos notes et après discussions avec votre DRH, vous pouvez entrer en phase de test. Contactez les équipes commerciales de chacun des logiciels RH ou SIRH concernés, échangez, discutez et organisez une démonstration.
Généralement, les équipes commerciales des outils SIRH sont assez réactives et vous proposeront dans les 3 à 5 jours suivants, un créneau pour pouvoir vous présenter l’outil, son back office, ses fonctionnalités et son fonctionnement.
Voici quelques questions que vous pourriez être amené à poser au cours de votre entretien :
Après les phases de test vient la phase de choix. Si un outil SIRH retient toute votre attention, vous pouvez alors choisir de le déployer au sein de votre structure, en accord avec la direction toutefois, qui pourrait d’ailleurs être la seule et unique décisionnaire. Si tout se déroule correctement, les équipes d’intégration et CSM de l’éditeur du logiciel RH choisi s’occupent de vous créer un compte et de vous onboarder.
Dans le cas où vous êtes une PME voire un grand-compte, il est probable qu’un compte soit créé pour l’ensemble de vos équipes, notamment si vous décidez d’opter pour un intranet ou une solution SIRH, par exemple. Il faut donc accompagner l’ensemble de vos équipes à travers des sessions de formations, leur permettant ainsi de s’approprier l’outil de gestion RH de façon à pouvoir l’utiliser de manière optimale pour déposer des demandes de congés, récupérer des documents (bulletins de paie), etc.
Solution tout-en-un pour accompagner le collaborateur tout au long de sa période au sein de l’entreprise, Wobee est un logiciel RH parmi les plus complets du marché. En l’implémentant comme un outil SIRH au sein de votre structure, vous aurez la possibilité de gérer différentes phases de gestion des collaborateurs, telles que le pré-boarding, l’onboarding, le crossboarding, le reboarding et l’offboarding.
Parmi les différentes fonctionnalités disponibles, vous aurez notamment la possibilité d’optimiser la gestion de vos process RH, en pilotant simplement vos KPIs depuis un tableau de bord personnalisable. En effet, nos solutions sont en marque blanche, vous pouvez y intégrer votre logo, vos contenus, vos couleurs… Pour une plateforme de gestion RH qui vous ressemble !
Enfin, notre outil SIRH est adapté aussi bien aux PME qu’aux entreprises multi-sites, qui disposent d’équipes et de bureaux situés un peu partout en France ou dans le reste du monde. Une plateforme de gestion simple d’utilisation, à laquelle s’intègrent des dizaines d’outils (Teams, Outlook, la suite Google…), pour une expérience utilisateur fluide et sans tracas.
Implémenter un logiciel RH au sein de son entreprise est un projet qu’il faut tout sauf prendre à la légère. En effet, c’est un projet complexe de gestion qui prend du temps et qui nécessite beaucoup de recherches et d’investissement avant de véritablement le lancer. Assurez-vous donc de bien cerner les besoins de vos équipes et de votre structure avant de faire votre choix de solution.
Pour autant, si tout se déroule correctement et que le choix de l’outil s’avère être le bon, les avantages à en tirer sont assez nombreux. Simplification et fluidité des processus, gain de temps, centralisation de l’information et digitalisation de ses services : à la fin, ce sont l’entreprise et les collaborateurs qui en ressortent gagnants grâce à ces solutions de gestion RH.
Si vous souhaitez en découvrir davantage sur Wobee, notre outil SIRH et nos offres, n’hésitez pas à nous contacter. Nos équipes ne manqueront pas de vous revenir dans les délais les plus brefs, avec les réponses à toutes les questions que vous pourriez vous poser.
pour ne louper aucune de nos actus
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