Le process d'onboarding : une étape clé de l'expérience collaborateur

Le processus d’intégration du nouveau collaborateur commence dès l’annonce de son recrutement. C’est un parcours sur la durée, dont chaque étape est essentielle pour forger une relation durable entre l’employé et l’entreprise.

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En amont : préparer le processus d’intégration

Établir un « plan d’intégration »

Dès l’embauche effective, une réunion sera organisée : elle implique les managers, en particulier le responsable du service dans lequel sera intégré le recruté, et le service RH.

Son objectif est de définir la procédure d’accueil du nouveau salarié et de clarifier les rôles de chacun dans le process onboarding.

C’est le moment au cours duquel doivent être précisés les besoins matériels du futur collaborateur, afin que tout soit prêt le jour de son arrivée : emplacement, meubles de bureau, ordinateur, mail personnalisé, accès aux serveurs de l’entreprise, à l’intranet, etc.

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Sensibiliser les équipes à l’arrivée du nouveau collaborateur

La préparation de l’équipe au sein de laquelle travaillera le nouveau collaborateur est tout aussi sensible. Informer l’équipe sur son rôle, ses compétences et la manière dont celui-ci contribuera aux objectifs communs est un point fondamental.

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Une réunion organisée par le responsable du service en présence d’un représentant des Ressources humaines est idéale pour répondre à toutes les questions des salariés, les rassurer, et anticiper la venue de leur futur collègue.

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Garder le lien avec le candidat entre le recrutement et son arrivée

On l’a vu, la probabilité qu’un recruté ne se présente pas à son nouvel emploi est loin d’être négligeable. C’est pourquoi maintenir une communication ouverte et régulière avec le candidat entre le moment de son embauche et son arrivée officielle dans l’entreprise est un point clé dans le process onboarding.

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De nombreux moyens peuvent être utilisés pour conserver le lien avec le futur salarié et entretenir sa motivation :

• Envoyer des informations pratiques sur l’entreprise,
• Faire part des événements à venir,
• Organiser plusieurs calls téléphoniques ou en visio afin de recueillir de sa part des informations administratives, de discuter d’un point particulier pouvant concerner son bureau, le matériel qui lui sera remis, ou d’approfondir sa connaissance préalable de ses futures fonctions,
• L’inviter à suivre l’entreprise sur les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn…

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Les premières heures de l’intégration sont capitales

L’accueil et les premières heures passées sur le lieu de travail sont déterminants pour l’avenir de la collaboration. Un accueil chaleureux, un espace de travail bien préparé, et un accès immédiat aux outils et ressources nécessaires lors de la prise de fonction sont indispensables. Si chaque cas est différent, la première journée du salarié peut être organisée de la manière suivante :

• Un accueil par le service RH : cela permet de régler les questions administratives, de remettre les documents concernant le contrat de travail, le règlement intérieur, et de donner toutes les informations sur la mutuelle, les repas, la CSE, etc. 

• C’est ensuite au tour du responsable direct du nouvel entrant d’inviter le novice à une réunion en tête à tête : mots de bienvenue, explication du travail et des missions du service, détail de ce qu’on attend du salarié, premiers objectifs. 

• Il est fortement recommandé que le responsable remettre un livret d’accueil. Présentant les informations qui n’auront pu être délivrées au cours de cette première journée, il transmet l’image de l’entreprise tout en étant une aide au quotidien.

• Le responsable du service va présenter son nouveau collaborateur à chaque membre du service, de bureau en bureau. L’exercice est difficile : beaucoup de visages, de noms, de fonctions à retenir. Mais il est indispensable, d’abord, pour ses nouveaux collègues.

• S'ensuit la visite du reste des locaux et des équipes : espaces partagés, cafétéria, services supports et opérationnels…

• La journée se poursuit par l’installation effective à son poste de travail : tout doit être prêt. Pas de dossiers qui traînent dans une armoire, un espace dégagé, propre et accueillant est un impératif. De même, l’ordinateur doit être immédiatement opérationnel : un identifiant est remis au salarié, ses accès aux différents dossiers et serveurs sont bien ouverts, tous les logiciels nécessaires à son travail sont installés…

• L’idéal est de pouvoir trouver un temps de convivialité dans cette première journée afin de réunir le nouveau salarié et l’ensemble des membres de son service. Le déjeuner est le moment idéal, mais il est également possible d’organiser une réunion détendue dans l’après-midi, autour de quelques sucreries apéritives.

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Définir clairement les objectifs du recruté dans un échange interactif 

Le contrat de travail signé renvoie généralement vers une fiche de poste détaillée qui définit précisément les fonctions et les missions du salarié. Toutefois, celle-ci reste un document théorique, qui nécessite d’être contextualisé et illustré.

Le responsable du service doit donc, dès l’arrivée de son collaborateur, prendre un temps pour poser de façon explicite les missions attendues, en donnant des exemples précis et en indiquant des projets et des dossiers déjà ouverts.

Cela s’opère dans un échange informel : le jeune collaborateur doit pouvoir poser toutes les questions que sa fiche de poste suscite en lui, voire négocier certaines tâches en faisant état de sa propre expérience par exemple. C’est dans cet exercice où chacun peut mesurer l’engagement de l’autre et sa volonté de réussir la collaboration que l’avenir se joue.

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Process onboarding et formation

Au cours de l’entretien avec son responsable, le nouveau salarié peut faire état de ses éventuelles insuffisances sur tel ou tel outil ou telle ou telle tâche. Un logiciel jamais utilisé, une tâche encore peu maîtrisée… On n’attend pas d’un nouveau collaborateur qu’il connaisse déjà tout.

La formation est ainsi un pilier important du process onboarding. Pouvoir proposer au nouveau recruté dès les premières semaines des modules de formation adaptés, rapides, fluides et performants est un gage de réussite. Cette démarche permet en effet d’assurer une montée en compétence efficace et personnalisée.

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Accompagner le nouveau collaborateur pendant toute sa période d’essai

Même si tout a été fait dans les règles, il faut généralement plusieurs mois avant qu’un salarié ne se sente totalement à l’aise dans l’exercice de son travail et dans son environnement. Un process onboarding efficace doit prévoir un accompagnement au moins tout au long de sa période d’essai :

• Des rendez-vous de suivi réguliers, selon un planning fixé dès la première semaine, avec son manager pour discuter des progrès, des attentes, des points de vigilance. Ces réunions doivent être placées sous le signe d’une écoute active.

• Un feedback permanent : au-delà des réunions prévues, les échanges doivent être faciles entre le collaborateur et son manager. 

• L’attribution d’un mentor ou d’un parrain peut également jouer un rôle déterminant, en offrant un soutien personnalisé et en facilitant l’accès aux ressources et aux connaissances de l’entreprise. Le mentor est un salarié volontaire, idéalement faisant partie du même service. Il est le référent avec lequel le nouveau collaborateur pourra discuter, auprès de qui il pourra trouver des réponses, exprimer ses questions et ses doutes.

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Privilégier une intégration douce, sans mettre de pression sur le recruté les premiers mois

Une intégration réussie ne doit pas rimer avec pression excessive sur le nouveau collaborateur. Il est conseillé, au contraire, de lui octroyer des pauses, de le laisser souffler sans culpabilisation.

Une manière d’exprimer la bienveillance de l’entreprise est d’intégrer rapidement le salarié dans le programme de Qualité de Vie au Travail (QVCT) de l’entreprise, par exemple :

• Lui présenter dès la première semaine de son intégration les actions prévues en matière de QVT,
• L’inviter à participer à des manifestations de team building,
• Le faire participer à des événements sociaux,
• Le convier à des opérations liées au bien-être au travail, à des ateliers sportifs ou de méditation…

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Si vous avez suivi tout ce qui précède, vous saurez à l’évidence éviter les pires erreurs en matière de process onboarding :

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1. Ne pas communiquer avant le process d'onboarding

Considérer que, puisque votre recruté a donné son accord pour intégrer votre entreprise dans trois mois, vous n’avez rien à faire jusqu’à son arrivée. 

Or, communiquer pendant cette période sensible est indispensable.

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2. Ne pas préparer la première journée du collaborateur

Découvrir que votre nouveau salarié arrive demain sans avoir pensé à comment le recevoir.

Une première journée chaotique peut précipiter un abandon du poste.

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3. Ne pas préparer les différents accès

Laisser le service informatique se débrouiller à l’arrivée du collaborateur pour lui fournir les outils, adresses, autorisations nécessaires…

Attendre une semaine ou parfois un mois pour pouvoir travailler convenablement en a fait fuir plus d’un !

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4. Ne pas accompagner le collaborateur dans son process d'onboarding

Penser que votre recrue au CV prometteur sera opérationnelle dès le premier jour.

Anticiper des besoins légitimes de formation est une marque de considération et le moyen de la rendre opérationnelle le plus rapidement.

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5. Sous-estimer l'importance d'un accompagnement continu

Vous dire que le nouveau a déjà roulé sa bosse et qu’il saura trouver tout seul comment travailler dans votre entreprise.

Le priver d’un accompagnement au long cours, c’est quitte ou double. Et plus souvent quitte !

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6. Avoir un manque de clarté de son rôle

Embaucher quelqu’un sans définir précisément les besoins de l’entreprise, avec une fiche de poste floue.

Moins un salarié comprend ce qu’il est censé faire, plus est fragile son engagement dans l’entreprise.

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