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L'introduction d'un nouvel outil nécessite souvent de remplacer d'anciennes habitudes bien établies. Cela exige une gestion efficace du changement pour intégrer l'utilisation de cet outil comme une nouvelle norme.
Télécharger la ressourceDécouvrez les six étapes clés pour réussir la transformation des ressources humaines dans votre organisation. Optimisez vos processus RH, soutenez l'innovation et accompagnez la croissance de votre entreprise grâce à des outils numériques performants adaptés à votre stratégie.
Cœur battant de l’organisation, à la manœuvre sur les recrutements, les salaires, la gestion des carrières et des conditions de travail, le rôle des ressources humaines est primordial. La DRH participe au premier chef au développement et à la bonne santé de l’entreprise.
À mesure que les activités se développent et que le climat social évolue en fonction du nombre de nouveaux talents recrutés, les services RH sont tenus de suivre ces évolutions et de s’y adapter pour répondre aux enjeux organisationnels.
Réussir la transformation RH est ainsi une nécessité stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser leur dynamique, maintenir leur culture d'innovation et accompagner leur croissance.
La transformation RH est un processus de révision et d’optimisation des pratiques de gestion des ressources humaines au sein d’une organisation. Il s’agit de rendre les fonctions RH plus performantes, plus agiles et alignées avec la stratégie de l’entreprise et les besoins des collaborateurs. Cette transformation repose sur l’adoption de technologies modernes et innovantes, permettant de mieux répondre à une multitude d’enjeux organisationnels et sectoriels.
La digitalisation des processus RH est ainsi incontournable : elle va permettre de répondre aux nouveaux enjeux technologiques et stratégiques auxquels l’entreprise doit faire face.
Surtout depuis la pandémie de la COVID-19, la représentation du travail, sa culture et ses modalités ont profondément changé, générant de nouvelles attentes. Adapter la gestion des ressources humaines à ce nouveau paradigme est donc nécessaire pour les entreprises qui cherchent à continuer à croître et à attirer de nouveaux talents.
Grâce aux outils numériques et à une organisation plus performante des RH, c’est à un ensemble de problématiques stratégiques que vous répondrez :
Améliorer la performance au sein du service RH, le libérer de tâches chronophages comme la gestion des paies, des congés et des absences, ainsi que des déclarations légales grâce à une digitalisation efficace.
Le recours à des logiciels performants, voire à un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) capable de traiter automatiquement ces différentes tâches de manière synchronisée, permet aux équipes RH de se concentrer sur des actions plus stratégiques telles que la politique salariale, le recrutement des talents ou les formations.
Penser et organiser des modalités de travail adaptées : le télétravail nécessite des outils numériques accessibles à distance, tels que des solutions de visioconférence, des VPN et des logiciels collaboratifs pour soutenir les équipes.
Plus globalement, répondre aux attentes des collaborateurs : tout en restant engagés dans leur métier, de nombreux salariés souhaitent un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Cela passe par une gestion stratégique des temps libres : congés, RTT... La mise en place de comptes épargne-temps ainsi qu’une plus grande flexibilité dans les horaires quotidiens, soutenue par des outils de gestion précis et fluides, sont de plus en plus populaires.
On sait que parmi les leviers du bien-être au travail se trouve la possibilité d’une mobilité interne, favorisant l’évolution professionnelle des collaborateurs au sein de l’organisation.
Une bonne gestion des carrières est un facteur clé de la rétention des talents et un atout pour la marque employeur. Des logiciels permettent d’améliorer sensiblement la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences au sein des entreprises.
Mais au-delà d’une digitalisation centrale dans la transformation RH, celle-ci repose également sur une perpétuelle remise en question de ses processus et de sa vision stratégique des ressources humaines.
Pour maximiser l’efficacité de la transformation RH, il est crucial d’intégrer des solutions d’analyse avancées qui permettent de surveiller en temps réel les performances des collaborateurs et d’adapter les stratégies en conséquence. Des outils d’intelligence artificielle, par exemple, peuvent identifier les tendances émergentes et les compétences critiques nécessaires, soutenant ainsi une prise de décision plus éclairée par la DRH.
La dimension stratégique du service des ressources humaines nécessite pour sa transformation de planifier préalablement les étapes de celle-ci. En effet, il s’agit de ne pas déstabiliser ni paralyser les équipes RH pendant la transition, mais au contraire de les engager dans le processus et de s'assurer d’en faire le moteur de l’évolution organisationnelle. Voici six étapes clés à aborder avec beaucoup de sérieux.
Pour réussir la transformation RH, tout doit commencer par un état des lieux des ressources humaines dans l’entreprise. Un audit des processus RH existants permet d’identifier les forces et les faiblesses des pratiques actuelles et de repérer les éléments nécessitant d’éventuelles améliorations dans le management des talents.
Tout sera passé en revue : processus de recrutement, formations, gestion des carrières, politique salariale, paie, congés, etc. Identifier ce qui fonctionne bien et est en phase avec l’état de l’entreprise permet de conserver et de renforcer les pratiques efficaces.
Dans ce travail, il est indispensable de recueillir les feedbacks des employés comme des managers afin de cerner les attentes et les besoins des différents acteurs.
À la fin de l’audit, c’est à la direction en collaboration avec la DRH de définir les orientations de la transformation RH.
Cette vision doit être partagée et acceptée par l’ensemble des parties prenantes. Une fois que de grands objectifs stratégiques ont été déterminés, dans la mesure où leur mise en œuvre aura des conséquences sur l’ensemble des collaborateurs, il est nécessaire de les communiquer dans toute l’entreprise et d’engager éventuellement des groupes de travail.
On peut rester ferme sur des objectifs, mais souple sur leur concrétisation.
Toutefois, il est fortement recommandé de rechercher des objectifs SMART RH(Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) : c’est une méthode éprouvée pour structurer les efforts de transformation RH. Ils doivent être en cohérence avec la stratégie globale de l’entreprise pour maximiser l’impact de la transformation.
Par exemple, si l’entreprise vise une croissance rapide, les buts RH pourraient inclure le développement des compétences des employés et l’optimisation des processus de recrutement.
Il est évidemment indispensable d’engager les dirigeants et les managers dans le processus dès le départ. Leur soutien et leur leadership dans la gestion des ressources humaines sont essentiels pour motiver l’ensemble de l’organisation et pour garantir que les initiatives de transformation sont prises au sérieux.
Une communication transparente et continue est également essentielle. Les employés doivent être informés régulièrement des progrès, des défis et des changements à venir.
Cela aide à construire une meilleure culture d’entreprise basée sur la confiance et la transparence, un impératif pour gérer le changement.
Comme on l’a vu précédemment, la digitalisation des fonctions et services RH joue un rôle central dans la transformation RH, qui implique de choisir les solutions technologiques les plus pertinentes pour l’organisation.
En plus des systèmes SIRH et des plateformes de communication type Slack ou Microsoft Teams pour améliorer la collaboration des employés, il est essentiel d'adopter des technologies émergentes comme l'intelligence artificielle et le machine learning pour enrichir la transformation RH.
Au-delà de l’installation ou du développement d’un SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines), des plateformes de communication comme Slack ou Microsoft Teams par exemple facilitent la collaboration et l’engagement des employés. Mais le choix doit être fait en tenant compte de deux impératifs :
Une cohérence informatique entre tous les systèmes numériques : plus ils seront intégrés, plus ils seront efficaces et permettront des échanges performants.
Des outils adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise et de ses salariés. Il n’est pas question de voir trop grand ou, à l’inverse, de ne pas anticiper d’éventuels ajouts.
La transformation RH aboutit à des changements parfois importants dans l’utilisation des technologies, mais peut également impacter l’organisation de l’entreprise et le management du travail. Afin que ces évolutions, parfois perçues comme des ruptures, soient aisément acceptées par vos collaborateurs, il est essentiel de développer une stratégie claire et structurée. Celle-ci repose en partie sur la transparence tout au long du processus aboutissant à la transformation RH.
Mais cela ne suffit pas. Il est indispensable d’accompagner votre personnel. Formation et développement des compétences sont essentiels : les employés doivent être dotés des compétences nécessaires pour s’adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux processus RH. La mise en place de formations pour maîtriser des procédures nouvellement mise en place permet d’éviter une résistance naturelle au changement et d’encourager l’engagement des employés.
Votre transformation RH est mise en place, et manifestement tout se passe plutôt bien. Mais ce n’est pas le moment de relâcher vos efforts. Rien ne garantit qu’à terme elle aura permis à votre entreprise d’optimiser sa performance et ses résultats ni que vos collaborateurs seront plus satisfaits. Une évaluation régulière sur un nombre conséquent d’indicateurs doit être menée, suivie d’éventuelles mesures ou d’ajustements.
C’est dès la phase de définition des objectifs et la proposition des mesures à mettre en œuvre que des indicateurs de performance (KPI) RH seront élaborés. Ils permettent de suivre l’avancement de la transformation et d’évaluer son impact sur la performance organisationnelle. Ces indicateurs doivent être définis en fonction des objectifs RH et des priorités stratégiques de l’entreprise. Parmi les KPI courants en la matière, on trouve le taux de rétention des talents, le niveau de satisfaction des employés, ou encore l’efficacité des nouveaux processus RH.
Un suivi continu de l’évaluation est essentiel pour identifier les domaines nécessitant des améliorations. En surveillant régulièrement les KPI, les entreprises peuvent détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques et apporter les modifications nécessaires. Cette approche proactive permet de maintenir l’élan de la transformation RH et d’éviter d’en réitérer une nouvelle quelques années plus tard !
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Six étapes majeures sont nécessaires pour réussir la transformation RH :
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